中北大学党政档案管理办法
第一章 总则
第一条为了加强学校党政档案管理，不断提高科学管理水平，依据《高等学校档案管理办法》(教育部、国家档案局令第27号)、《机关档案管理规定》（国家档案局令第13号），结合我校实际情况，制定本办法。
第二条党政档案是学校制定政策、总结经验、日常工作查考的重要依据和凭证。主要是指学校党群、行政部门在职能活动中形成的各种会议文件、会议记录及纪要、各类印发文件、工作计划、总结、年鉴、大事记、图表和声像载体材料等文件材料，及学校接收的上级或有关部门的发文（函）、批复等文件材料。
第三条党政档案是学校档案的重要组成部分，为维护档案的完整与安全，遵照集中统一管理的原则，党政档案由学校档案馆统一归档管理。学校实行文书处理部门立卷制度，各部、处，直附属单位和各学院均为立卷单位，负责将文件材料（包括本部门起草由学校和党委盖章的文件）进行收集、整理、立卷。
第四条学校各单位要加强对党政档案工作的领导，将档案工作视为本单位的一项任务，纳入议事日程。并确定一名兼职档案员负责党政文件材料的收集、整理和及时归档工作。学校任何单位和个人不得擅自处理或长期积压文件材料。
第二章 归档范围和时间
第五条党政档案归档范围：（一）党群类：主要包括校党委、工会、团委、民主党派等组织的各种会议文件、会议记录及纪要、印发文件；各党群部门的工作计划、总结、印发文件等；上级机关与学校关于党群管理的文件材料。（二）行政类：主要包括学校行政工作的各种会议文件、会议纪录及纪要、印发文件；上级机关和学校关于人事管理、行政管理的文件材料。（三）学校重大活动和重大事项形成的文件材料，例如：重大庆典、突发事件等事项形成的各类文件材料。
第六条每年六月底之前完成上一年的各项立卷归档工作。
第三章 归档要求
第七条立卷单位必须做到归档文件材料的齐全、完整。各单位指定专人做好平时文件材料的积累、整理工作：做好收发文登记、文件催办和回收工作；及时将办理完毕的文件材料按问题、名称等特征归入相关卷夹内，定期检查，发现短缺及时找回。
第八条立卷单位应按文书立卷的要求严格把好本单位形成的文件材料的质量，要对文件的格式、用印、日期、书写材料、用纸规格等进行检查。严禁使用铅笔、圆珠笔。凡不符合要求的，要责成改正。
第九条文件材料归档前，单位分管领导应进行检查、审核、签字。为了确保部门立卷的质量，单位领导还应加强对本单位人员档案责任意识教育。
第十条归档单位整理好归档材料后，可按期或与档案馆约定时间移交文件材料并办理移交手续，档案馆对归档材料进行审核，对不符合归档要求的材料，归档人员要及时补救或重新整理。档案馆确认移交材料符合归档要求后，填写移交清单，一式两份，移交单位与档案馆双方各执一份，作为移交凭证，以备查考。
第十一条根据档案信息化要求，在校档案馆建成《中北大学综合档案管理系统》后，各单位在归档时要完成纸质文档与电子文档同步归档。
第十二条校档案馆负责对各单位立卷工作进行业务指导，并负责归档文件材料的检查和接收工作。
第四章 档案保管和利用
第十三条学校档案馆对归档的文件进行登记、编目、统计、分类及必要的加工整理和保管，并编制各种检索工具以便利用。档号编制原则按年度+党政档案分类号+案卷号。案卷号按二级类目流水，年度为自然年度。
第十四条档案的保管期限定为永久、定期两种。定期一般分为10年、30年。
第十五条学校党政档案主要为校内工作查考提供利用服务，原则上可查阅本单位归档的档案。需要查阅其它单位的归档档案，须办理审批手续。个人查阅档案，须持本人的身份证或相关有效证件。校外人员查阅档案，须持单位介绍信和个人身份证。
第十六条因工作需要查阅党委常委会、校长办公会的记录，按《中共中北大学委员会常务委员会会议议事规则》（党发[2019]28号)、《中北大学校长办公会议议事规则》(党发[2019]29号)文件规定执行。
第十七条借阅、摘抄、复制馆藏党政档案必须办理登记手续。档案原件原则上不得借出，确因工作需要借出时需办理审批。涉密党政档案的利用，按照学校保密规章制度办理。
第十八条档案利用者严禁在归档文件上填注、涂抹、改字、圈点、划杠、翻印、抽取、拆散、转借或擅自将档案带出档案保管场所。档案归还时，档案管理员要逐张检查清点，确保档案的完整性，发现短缺和损坏的，要追究借档者的责任。
第十九条档案复制应由档案馆工作人员负责，利用者不得自行复制。
第五章 附则
第二十条本办法自发布之日起施行，由校档案馆负责解释。
中北大学档案馆
2021.06.21
