中北大学教学类档案管理办法
一、总则
1、教学档案是高等院校在教学活动中形成的，具有保存价值的，文字材料、照片、图表、录音、录像、实物等教学文件材料的总称。
2、教学档案的建档质量是衡量高等院校教学管理水平和教育质量的重要标志之一。
3、教学档案实行集中统一管理及校院（系）分级管理的原则，由各单位教学秘书或教务员具体负责管理本单位的教学文件材料，确保材料的完整、准确、系统和安全。
4、教学档案管理工作是教学管理的重要组成部分，应纳入实际教学管理工作中，与教学管理工作同步进行，做到布置、检查、总结、评估教学工作的同时，做好教学档案的布置、检查、总结、评估工作。
二、教学档案的形成积累
形成积累工作必须贯彻集中统一管理教学档案的原则，遵循教学档案的自然形成规律，按照归档范围定向定内容进行积累。所积累的教学文件材料按综合类、管理类、业务类、研究类分别装入积累袋进行预立卷，按时间先后顺序排列，并做到以下几点：
1、 各单位在教学管理及教学实践活动中形成的文件材料（包括同时形成的电子文件材料），须保证其齐全、完整、准确、系统。
2、 形成和积累的教学文件材料须遵循其自然形成规律，保持有机联系，符合教学管理和教学实践活动的成套性特点。
3、 凡使用计算机辅助教学管理的单位，必须保证在教学活动中直接形成的电子文件内容的真实性、完整性、系统性。
三、教学档案的归档
1、 教学档案的归档范围按照《中北大学教学档案归档范围》的要求进行归档。
2、 归档要求：
（1）教学档案必须按时归档。应归校档案馆的教学档案于每年的12月底以前归档；应归各单位的教学档案按教学年度归档。
（2）教学档案必须确保质量。其中纸质文件材料规格必须相对统一，均用优质A4纸，学籍档案打印均用教学主管单位统一印制的纸张。并要求书写材料优良，字迹工整，图文清晰。归档的教学档案电子文件必须附有电子文件的元数据、背景信息和电子文件归档登记表。
（3）归校档案馆的教学档案应由各教学主管单位审核后方能归档。
（4）归档时必须填写档案交接文据（移交清单），一式两份，双方各执一份。
四、教学档案的整理
整理工作是对处于零乱状态和需要进一步整理的档案进行基本分类、组合、排列和编目并使之系统化的过程。整理工作必须充分利用原有基础，保持文件之间的有机联系，使之条理化，便于保管和利用。
整理工作的内容：
1、 材料的分类：根据教学档案材料的自然形成规律，按归档范围的要求进行分类，具体可按时间、材料类别、作者等进行分类。
2、 按教学档案材料的来源单位组成保管单位
3、 案卷文件的排列，可按时间的先后顺序排列，在每份文件右上角盖文件专用章并编制件号。
4、 案卷目录和备考表的填写、拟写案卷封面标题
五、教学档案的鉴定与销毁
1、教学文件材料的鉴定与销毁
教学文件材料的鉴定是指：鉴定所积累的教学文件材料是否具有价值和具有怎样的保存价值，保存价值取决于两方面的因素：一是档案自身的特点和状况。例如档案的内容、来源、形成以及其他各种情况是决定保存价值的基础；二是档案向社会提供利用的效果。
教学文件材料的销毁是指：对通过鉴定确认不归档的教学文件材料要按《中华人民共和国档案法》及国家保密局有关文件精神进行销毁，教学文件材料的鉴定与销毁工作由各院系文件鉴定小组负责，不能随意自行销毁。
2、教学档案的鉴定与销毁
教学档案的鉴定与销毁应根据《中北大学教学档案归档范围》的要求，对按教学档案不同的保管期限进行鉴定，对已满保管期限的教学档案进行鉴定，按照《中华人民共和国档案法》及国家保密局有关文件精神进行销毁。教学档案的鉴定与销毁工作由校档案馆及教学主管单位联合鉴定小组负责，不能随意自行销毁。
六、教学档案的开发利用。
档案部门人员要熟悉馆藏，主动提供以下利用服务：
1、 教学档案的查阅：利用查阅教学档案应办理有关查阅手续，并填写《档案利用登记表》。
2、 教学档案的咨询服务：指导利用者查询、利用档案，解答有关问题。
3、 教学档案的编研与信息服务：根据馆藏档案信息，利用计算机辅助编辑各种形式的参考资料、专题汇编、文件汇编及信息交流等。
中北大学档案馆
2008年9月
