中北大学科研档案管理办法
第一章 总则
第一条 为加强我校科研档案的质量，进一步提高档案管理水平，确保科研档案的齐全、完整、准确、系统，充分发挥科研档案在学校科研、教学等工作中的作用，依据《中华人民共和国档案法》、《高等学校档案管理办法》（教育部、国家档案局令第27号）、《科学技术研究档案管理规定》(国家档案局、科技部令第15号），结合我校科研档案工作的实际情况，制定本办法。
第二条 科学技术研究档案（以下简称科研档案）是中北大学科学研究、管理和实践过程中形成的，具有保存价值的各种形式与载体等文件材料的总称，是中北大学档案的重要组成部分。
第三条 科研档案工作是科研管理的重要组成部分，是衡量高等学校科学研究质量和管理水平的重要标志之一。学校科技管理单位（部门）和有关人员应认真执行科研工作与建档工作“四同步”规定：即在下达项目计划或签订项目合同、协议时，应同步明确项目文件材料的收集、整理和归档要求；在检查科研项目进度时，应同步检查科研文件材料的收集、整理情况；在进行项目鉴定（验收）时，应先期或同步检查项目文件材料的整理与归档情况；在考核与职称评审（岗位聘任）涉及有关项目时，应有该项目已按要求完成归档工作的证明材料。
第四条 科研档案实行学校集中统一管理及学院（研究院、校区）、项目组分级管理原则。科研过程中文件资料的收集、整理和归档按《中北大学科研项目管理办法》（校科[2019]13号）有关规定执行。
第五条 齐全、完整、准确、系统的科研档案是进行项目鉴定（验收）的必备条件。科研院和档案馆要密切配合，严格把好项目的鉴定（验收）关，逐步建立重点科研项目档案专项验收制度，凡科研档案检查、验收不合格的项目，不得进行项目的鉴定（验收）和申报科技奖励。
第六条 科研档案的整理应符合国家科技档案工作的相关标准和要求。归档文件材料应编制案卷目录和文件目录，开展科研档案编研工作，以满足学校和社会对科研档案的利用需求。
第二章 科研档案归档要求
第七条 科研档案应真实、全面、系统地反映学校科研工作的过程与结果。凡使用计算机辅助科研管理的单位，必须保证在科研活动中直接形成的电子文件内容的真实性、完整性、系统性。
第八条科研档案必须确保质量。其中纸质文件材料规格必须相对统一，均用优质A4纸，字迹工整，图文清晰。
第九条 科研档案中的涉密文件材料，须按照《中华人民共和国保密法》的规定管理。在确定密级后，统一移交给校档案馆归档，校档案馆专人、专柜管理。
第十条 科研档案按年度由科研院统一到校档案馆办理归档。
第十一条 归档时必须填写档案移交清单，一式两份，归档的原始记录应注明日期和责任人。归档的照片、声像、实物等材料，应有说明。
第三章 科研档案的整理
第十二条 档案的分类应根据科研档案材料的自然形成规律，按归档范围的要求进行分类，具体可按专题、项目类别等进行分类、管理。
第十三条 案卷文件按形成的先后顺序，结合内容、重要程度进行排列，在每份文件右上角盖文件专用章并编制件号。
第十四条 案卷目录、卷内目录、备考表等按《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB/T11822-2000）填写。
第四章 科研档案的鉴定与销毁
第十五条 科研档案的鉴定与销毁应根据科研档案归档范围的要求进行；已超出期限的科研档案要重新进行鉴定，继续保存的需重新划分保管期限保管。其它的按照《中华人民共和国档案法》及国家保密局有关文件精神进行定点销毁。科研档案的鉴定与销毁工作由校档案馆及科研主管单位联合鉴定小组负责，任何单位和个人不可随意自行销毁。
第五章 科研档案的管理和利用
第十六条 利用科研档案需办理有关手续；
第十七条 利用涉密档案必须遵照有关保密规定办理审批程序。
第十八条学校应根据工作需要，配备档案专柜及相应的设施设备，做好防火、防盗、防潮、防污染、防虫害等工作，确保科研档案的安全。
第十九条学校对在科研档案的收集、整理、归档及利用等工作中，做出显著成绩的单位或者个人，应给予表彰与奖励。
第二十条凡违反本规定造成科研档案丢失、损坏的，按照有关法规进行处理。
第六章 附则
第二十一条本规定由校档案馆负责解释。本规定自发布之日起实施。学校原有关规定与本办法不符时，以本办法为准。
中北大学档案馆
2021.06.21
