中北大学人物档案管理实施细则
第一章 总则
第一条 为了加强本校人物档案资料的收集、管理和利用，维护学校的重要历史纪录，根据《中华人民共和国档案法》和《山西省档案管理条例》，制定本暂行办法。
第二条 本办法所称的人物档案是指在本校或曾在本校学习、工作过的党政领导及著名专家学者在从事各种活动中直接形成的对国家、学校和社会具有保存价值的各种文字、图表、音像等形式的历史记录。
第三条 学校对人物档案工作实行统一领导、分级管理，维护档案完整、准确与安全，便于利用和保密的原则。
第四条 学校档案馆负责本校人物档案工作的管理、监督和指导工作。具体职责是：
1、制定人物档案收集计划并组织实施；
2、拟定人物档案的建档范围和对象；
3、负责对人物档案的收集、征集、整理、保管和提供利用；
4、开展或参与对有关人物的专题研究；
5、组织人物档案的展览。
第二章 人物档案的建立
第五条 人物档案的建档对象为曾在中北大学(太原机械学院、华北工学院)学习工作过的党政领导及专家学者、社会活动家(包括已故的)。具体范围是：
1、历任校长、党委书记；
2、科学院院士、工程院院士以及在某项科学领域(包括自然科学和社会科学)有较深造诣、有突出成就的专家、学者；
3、国内外著名的社会活动家、知名人士；
4、市级以上人才培养工作入选人员、省部级以上重要奖项的中青年专家学者；
5、省部级以上劳动模范；
6、在国内外具有影响、成绩卓著的校友。
第六条 人物档案的建立程序为：档案馆拟定征集对象，通过各部门兼职档案员向征集对象发放“人物档案征集对象基本信息表”，在本人自愿基础上，由本人或家属填写“人物档案征集对象基本信息表”，由兼职档案员收齐，经部门领导审定并加盖部门公章后送交档案馆，档案馆根据“信息表”所填内容，进行归档业务指导，由本人或家属会同所在部门兼职档案员具体负责整理有关材料，适时按协商一致的方式归档。
第七条 人物材料归档范围包括：
1、生平方面：生平传记、回忆录、照片、履历表、日记、学历学位证书和专业技能证书、党政职务任免书、专业技术职务证书、各种荣誉证书及实物、已故人物的讣告、唁电、唁函、悼词等。
2、活动方面：参加省部级以上各种代表会议、国内外重要会议、重大社会活动时形成的讲话稿、照片、录音带、录像带、光盘等社会活动和业务活动材料，受聘于各种社会组织的材料等。
3、成果方面：包括公开出版的著作、译著、教材及手稿，在国内外重要刊物上发表的论文、译文及手稿，书画、摄影等作品，担任省市级以上科学技术、专业委员会、重要刊物编委会职务和其他有关专业技术职务的聘书，获省部级以上奖励的奖状、荣誉证书、纪念章、纪念品等。
4、评价方面：各类出版物上发表的评价文章、回忆录，新闻媒体报道材料、个人传记、各种会议上由组织整理的经验介绍和考察、晋升等综合性评价材料，各种纪念性活动中形成的材料。
第三章 人物档案的管理与利用
第八条 人物档案作为学校档案分类体系中的一个独立门类，以每个人为单位进行整理。一般可以设四个一级类目，即：生平类、活动类、成果类、评价类。必要时可以在一级类目下设若干小类。音像、证书、实物等特殊载体的档案，按照其所反映的内容统一分类整理编目，保管时可以单独存放。
第九条 人物档案中已经归档的有关材料，可以将其中有代表性的成果材料采用复印的方式归入人物档案。已经归入人事档案中的履历表、志愿书等反映本人生平的材料，可以将复印件归入人物档案。
第十条 人物档案向档案部门移交归档时可采取寄存和捐赠等形式。各单位各部门应鼓励人物档案形成者向档案部门捐赠档案。部分比较珍贵的、本人及家属不愿意捐赠和寄存的人物档案，经本人或家属同意，档案馆通过办理短期借用手续，复印制作归档。对特别珍贵的人物档案，经有关方面鉴定后，档案馆可有偿征集。
第十一条 档案馆应按照国家关于档案保管的要求，采取有效措施，科学保管，保证人物档案的完整和安全，防止人物档案丢失或损坏。
第十二条 人物档案形成者对本人捐赠和寄存的档案拥有优先利用的权利和控制利用范围的权利，有随时补充归档材料的权利。
第十三条 档案部门必须按照国家和本市有关规定保管人物档案及其复制件，不准擅自买卖、涂改、损坏或者销毁。
第十四条 校内外各单位因需要，经档案部门批准可以利用人物档案。对于需限定使用范围的人物档案(一般由形成单位或个人在办理移交手续时注明)，档案馆应严格按照执行。
为更好地开发人物档案信息，档案馆可以利用人物档案举办专题展览、开展档案编研，充分发挥人物档案在宣传教育、学术研究等方面的重要作用，但必须注意维护人物档案的完整和安全。
第四章 奖励与处罚
第十五条 各单位、各部门人物档案建档工作要列入年度工作考核内容，对工作成绩突出的单位和建档对象，学校应当给予奖励。
第十六条 在人物档案的建立、管理和利用过程中，凡有损毁、涂改；擅自提供利用或买卖，擅自将人物档案携带、邮寄到国外等行为的，学校将依照《中华人民共和国档案法》和《山西省档案管理条例》报山西省档案行政管理部门进行查处。
第五章 附则
第十七条 本办法具体应用问题由校档案馆负责解释。
第十八条 本办法自发布之日起施行。
中北大学档案馆
2019年9月
