中北大学声像档案管理细则
第一章 总则
第一条 高校声像档案是指单位或个人在教学、科研、管理等活动中，通过摄录或扫描形成的具有保存价值的照片、图像、录像带、录音带、唱片、光盘片、磁盘、缩微片、幻灯片等。声像档案具有生动形象的特点，可为教学、科研、管理提供生动形象的依据和凭证。声像档案同其它载体档案一样，也是高校各项活动的真实历史记录，是学校的宝贵财富。
第二条 为建立、健全我校声像档案，更好地开发利用声像档案信息资源，发挥声像档案在我校各项活动中的重要作用，现根据《中华人民共和国档案法》和国家教育委员会颁布《照片档案管理规范》，结合我校的具体情况，特制定此管理办法。
第二章 声像档案的形成与归档
第三条 声像档案工作实行集中统一管理的原则。为了保证声像档案的完整与安全，丰富我校档案馆馆藏。全校凡有形成和产生声像档案的单位，均应按档案馆的统一规定和要求，做好声像档案的收集、整理、归档工作。形成的声像档案经整理立卷后，应及时或分阶段向校档案馆移交。
第四条 形成的声像档案应能较好地反映客观事实、突出重点。传统的机械相机拍摄的照片，照片和底片应同时归档。用数码相机、扫描仪等电子设备获得的静态图像，收集时，应将其转换为JPEG、TIFF通用文件格式，除将静态图像文件归档外，还应洗印相应的实体照片归档。用数码摄像机、视频采集卡等视频设备获得的动态影像文件，收集时，应将其转换为MPEG、AVI通用文件格式，再将其归档。用音频电子设备获得的声音文件，收集时，应将其转换为WAV、MP3通用文件格式，再将其归档。归档的照片、图像、视频、音频等文件，都要附以文字说明。文字说明的内容包括：事由、时间、地点、人物、背景、拍摄者等六要素。
第五条 凡需要归档的声像档案材料，都应该做到载体质量优良，不用劣质、残破、性能低下的录音磁带、录像磁带、光盘片。归档的照片、影像、声音应清晰，并能反映事件主要内容和真实面貌。文字说明应做到字迹工整，表述准确、简练。第六条 档案馆有责任检查和指导各单位的声像材料的形成、收集、整理、归档工作。各形成部门必须接受档案部门的监督，检查和指导。
第三章 声像档案的管理和利用
第八条 档案馆从事声像管理的工作人员，应将本馆形成的以及各单位归档的声像档案，分门别类，进行加工整理、登记、编目，实行统一管理。
第九条 档案馆应了解学校党政管理、教学、科研、后勤管理等活动对声像档案的需要，编制方便利用的检索工具和指南。
第十条 做好声像档案的保护。由于声像档案的载体与其它档案的载体不同，在声像档案管理过程中，应根据声像档案载体的化学成分，物理性能等特点，进行科学的管理。库房温湿度应控制在最适合的范围内，并重点采用防尘、防霉、防磁、防光、防火、防蛀等保护措施。
第十一条 本校各单位、教职工因工作需要借阅声像档案，应持本单位的证明和个人证件，方可借阅（借阅本人的声像档案只需出示本人证件）。借阅必须办理登记手续，所有的声像档案一律不得借出档案馆，需要借出者必须经档案馆领导同意。借阅者所选用的声像档案，由档案馆声像技术室负责洗印、翻印、扫描或翻录，利用者要承担一定的成本费用。借阅人员要保持声像档案的完整、整洁、清晰。损坏者视档案的价值加倍偿还，并追究其责任。归还时档案馆声像档案管理人员必须进行检查验收并当面注销。
第十二条 校外单位借阅声像档案，必须持有正式介绍信和个人证件，经档案馆领导同意后，按上级有偿服务规定支付调档、查档费用，方可借阅。
第十三条 档案馆声像档案工作者，应定期检查声像档案，对破损的声像档案，应及时修复和复制，保证声像档案的完好。
第十四条 声像档案不仅具有现实意义，还具有重要的历史意义。对声像档案的鉴定和销毁，应持慎重态度，原则上不能销毁。
第四章 声像档案管理人员
第十五条 声像档案管理人员，必须努力学习马列主义、毛泽东思想，坚持社会主义道路，有较高的政治思想水平，有保密意识，具有声像档案专业知识和有关科学技术知识、艺术鉴赏能力。
第十六条 声像档案管理人员应热爱本职工作，具有高度的工作责任心，视档案为己命。积极主动地宣传声像的作用和意义，刻苦钻研声像技术和声像保护技术，并编制各种检索工具，为提供利用创造良好的条件。
第十七条 声像档案管理人员必须具有良好的服务态度，全心全意的为利用者服务。
中北大学档案馆
2019年9月
